ProtokóŁ kontroli




Pobierz 133.04 Kb.
NazwaProtokóŁ kontroli
strona1/3
Data konwersji15.11.2012
Rozmiar133.04 Kb.
TypProtokół
  1   2   3
PROTOKÓŁ KONTROLI


Urzędu Gminy Pacanów, ul. Radziwiłówka 2 (kod 28-133), nr statystyczny:

000548710

zwanego dalej „UG” lub „Urzędem”


Kontrolę przeprowadził Marian Karniej główny specjalista kontroli państwowej
z Najwyższej Izby Kontroli Delegatura w Kielcach, na podstawie upoważnienia
Nr 045451 z dnia 26 października 2004 r., w okresie od 27 października 2004 r. do 26 listopada 2004 r., z przerwą w dniach: 8 i 24-25 listopada.

[Dowód: akta kontroli str. 1]


Stanowisko Wójta Gminy Pacanów zajmuje od dnia 3 listopada 1998 r. Henryk Kwas.

[Dowód: akta kontroli str. 2-3]


Przedmiotem kontroli była realizacja przez Gminę zadań z zakresu spraw obywatelskich w latach 2002 – 2003.


Ilekroć w niniejszym protokole użyto określenie:

  1. ustawa o NIK – oznacza to ustawę z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.);

  2. ustawa o samorządzie gminnym – oznacza to ustawę z dnia 8 marca 1990 r.
    o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.);

  3. ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych – oznacza to ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 110, poz.1189 ze zm.);

  4. ustawa o ochronie danych osobowych – oznacza to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.);

  5. ustawa o aktach stanu cywilnego – oznacza to ustawę z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 ze zm.);

  6. rozporządzenie MSWiA w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego – oznacza to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz.884 ze zm.);

  7. rozporządzenie MSWiA w sprawie rejestru wyborców – oznacza to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 2001 r. w sprawie rejestru wyborców (Dz. U. Nr 88, poz. 962 ze zm.);

  8. ordynacja wyborca – oznacza to ustawę z dnia 12 kwietnia 3001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczpospolitej Polskiej i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 46, poz.499 ze zm.).



W toku kontroli ustalono, co następuje:


1. Realizacja przez gminę zadań z zakresu ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych.


1.1. Organizacja przyjmowania wniosków o wymianę dowodów osobistych
w kontrolowanym okresie była następująca:

Na tablicy ogłoszeń UG zamieszczono stosowne ogłoszenia (obok plakatów ogólnokrajowych) o obowiązku wymiany dowodów osobistych wydanych przed
1 styczniem 2001 r. podając terminy ich wymiany (od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. dla dowodów wydanych w latach wydanych w latach 1962-1972; od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 r. dla dowodów wydanych w latach 1973-1980; od 1stycznia do 31 grudnia 2005 dla dowodów wydanych w latach 1981-1991; od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 dla dowodów wydanych w latach 1992-1995; od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 r. dla dowodów wydanych w latach 1996-2000) oraz wzory wniosków i wykaz załączników do tych wniosków. Ogłoszenia te zamieszczono również na tablicach ogłoszeń sołectw i domów opieki społecznej funkcjonujących na terenie gminy. Ponadto treść ogłoszenia o terminach wymiany dowodów osobistych została zamieszczona w czasopiśmie Z życia Gminy (miesięcznik samorządowy gminy Pacanów z listopada 2000 r.). Zgodnie z regulaminem organizacyjnym UG, sprawami wydawania i wymiany dowodów osobistych zajmuje się Referat Obywatelski – usytuowany na parterze UG.

[Dowód: akta kontroli str. 84-86]


1.2. W celu sprawdzenia terminowości wydawania dowodów osobistych wybrano do badań kontrolnych 100 spraw dotyczących wydawania dowodów osobistych (50 pierwszych spraw ujętych w rejestrze złożonych wniosków o wydanie dowodu osobistego w 2003 r. i 50 ostatnich spraw ujętych w ww. rejestrze w 2003 r.).

W wyniku analizy zapisów w dokumentach ww. spraw stwierdzono, że:

  • 50 pierwszych spraw dotyczyło w 32 przypadkach wymiany dowodu osobistego
    z przyczyn ustawowych, (wymiany dowodu osobistego ze starego – typu książeczkowego, na nowy), w 5 przypadkach wydania dowodu osobistego po raz pierwszy, w 7 przypadkach z powodu upływu terminu ważności dokumentu tożsamości (dowodu tymczasowego), w 5 przypadkach z powodu utraty lub zniszczenia, w jednym przypadku reklamacji wydanego dowodu osobistego (błędny nr domu);

  • 50 ostatnich spraw dotyczyło w 29 przypadkach wymiany dowodu osobistego
    z przyczyn ustawowych, w 9 przypadkach wydania dowodu osobistego po raz pierwszy, w 5 przypadkach z powodu upływu terminu ważności dokumentu tożsamości, w 7 przypadkach z powodu utraty lub zniszczenia dowodu osobistego;

  • wszystkie ww. sprawy były zaewidencjonowane w rejestrze wydanych dowodów osobistych (prowadzonego ręcznie);

  • wszystkie ww. dowody osobiste były ujęte w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (prowadzona w systemie komputerowym), która odpowiada wymogom określonym w art., 44e ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

Terminy wydawania ww. dowodów osobistych ilustruje poniższa tabela:


Dowody osobiste

Liczba

Terminy wydawania w 2003 r. dowodów osobistych od dnia złożenia wniosku do dnia wpływu dowodu osobistego do urzędu w okresie:

do 10 dni

od 11 do 20 dni

od 21 do 30 dni

powyżej 30 dni

Zbadane ogółem

100

92

7

1

0

w tym: wydane z powodu obowiązkowej wymiany

62

59

2

1

0

[Dowód: akta kontroli str. 16]


1.3. Realizowana przez UG praktyka w zakresie obsługi osób powyżej 65-go roku życia
i osób niepełnosprawnych przy obowiązkowej wymianie dowodów osobistych jest następująca:

  • w imieniu pensjonariuszek Domu Opieki Społecznej w Słupi (DPS) i DPS Caritas w Ratajach Słupskich całość spraw jest załatwiana przez pracowników socjalnych DPS (w oparciu o stosowne pełnomocnictwa);

  • dla pozostałych (osób starszych i niepełnosprawnych) mieszkańców gminy (na wniosek: mieszkańca, członka jego rodziny lub opiekuna) całość spraw załatwiana jest przez pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej mającego pod opieką dany teren działania.


Powyższy sposób postępowanie nie jest udokumentowany (stosownymi porozumieniami z DPS) jak i wewnętrznymi przepisami Gminy.

[Dowód: akta kontroli str. 74]


W wyniku dokonanych oględzin pomieszczeń UG stwierdzono, że pomieszczenia Referatu Obywatelskiego (zajmującego się wymianą dowodów osobistych) znajdują się na parterze UG – bezpośrednie dojście z ulicy (nie stwierdzono barier architektonicznych).

[Dowód: akta kontroli str. 84-86]


1.4. W celu sprawdzenia prawidłowości prowadzenia ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, przeprowadzono badania kontrolne na losowo wybranej próbie 100 spraw (50 pierwszych spraw ujętych w rejestrze złożonych wniosków o wydanie dowodu osobistego w 2003 r. i 50 ostatnich spraw ujętych w ww. rejestrze w 2003 r.). W wyniku powyższych badań kontrolnych stwierdzono, że:

  1. ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych prowadzona jest równolegle w 2 zbiorach:

  • w systemie komputerowym,

  • w systemie kartotekowym (dokumenty poszczególnych obywateli zgromadzone są
    w kopertach odpowiednio oznaczonych);

  1. ewidencja w systemie komputerowym prowadzona jest od 1 lutego 2001 r. - do dnia
    3 listopada 2004 r. wprowadzonych do ewidencji było 1916 wniosków o wydanie dowodu osobistego, a wyprodukowanych 1895 dowodów osobistych – ewidencja ta posiada następujące dane:

  • nazwisko i imiona,

  • nazwisko rodowe,

  • imiona i nazwiska rodowe matki,




  • datę i miejsce urodzenia,

  • nr PESEL,

  • wzrost,

  • kolor oczu,

  • płeć,

  • fotografię i podpis,

  • adres miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 2 miesiące,

  • nr i serię aktualnego dowodu osobistego, a w tym datę jego wydania, datę ważności oraz oznaczenie organu, który je wydał;

  1. powyższe dane przekazywane były do ogólnokrajowej ewidencji wydanych
    i utraconych dowodów osobistych, prowadzonej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w terminie do 2 dni;

  2. ewidencja w systemie kartotekowym zawiera wszystkie dane wyszczególnione
    w systemie komputerowym.


W działaniach UG nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie określonym przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

[Dowód: akta kontroli str. 17]


1.5. UG wywiązywał się z nałożonymi przepisami ustawy o ewidencji ludności obowiązku przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji danych niezbędnych do prowadzenia ogólnokrajowej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Dane te przekazywano w drodze teletransmisji danych niezwłocznie, lub
w przypadku blokowania systemu – po usunięciu usterki, nie później jak w ciągu 2 dni.

[Dowód: akta kontroli str. 74]


2. Realizacja przez Gminę obowiązków w zakresie meldunkowym, z uwzględnieniem orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z dnia 27 maja 2002 r.


2.1. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach pismem z dnia 31 lipca 2002 r. przekazał wytyczne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie interpretacji przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w świetle orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z dnia 27 maja 2002 r. stwierdzającego niezgodność z Konstytucją art. 9 ust. 2 wskazanej ustawy.

[Dowód: akta kontroli str. 12-15]


2.2. W celu ustalenia, czy UG dostosował się do zmiany w przepisach dotyczących spraw meldunkowych przeprowadzono badania kontrolne 50 spraw (losowo wybranych 10 zgłoszeń pobytu stałego i 10 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego sporządzonych w okresie od 1 stycznia do 19 czerwca 2002 r. oraz po 15 ww. spraw prowadzonych w okresie od 20 czerwca 2002 r. do 31 grudnia 2003 r.

W wyniku powyższych badań kontrolnych stwierdzono, że:

  1. wszystkie zgłoszenia pobytu stałego przed 20 czerwcem 2002 r. sporządzone były na starych drukach, w których właściciel lub zarządca budynku stwierdza, że osoby wyszczególnione w zgłoszeniu mają prawo przebywać pod wskazanym adresem;

  2. wszystkie zgłoszenia o wymeldowaniu przed 20 czerwcem 2002 r. sporządzone były na starych drukach, w których podawano nazwę lub nazwisko i imię oraz adres właściciela, zarządcy budynku;

  3. z 15 zbadanych zgłoszeń zameldowania po 19 czerwcu 2002 r., siedem sporządzono na starych drukach (w których wypełniono wszystkie rubryki – również zapisy kwestionowane w orzeczeniu Trybunału Konstytucyjnego), a osiem na nowych drukach, w których jest tylko stwierdzenie, że ww. osoba przebywa pod wskazanym adresem;

  4. z 15 zbadanych zgłoszeń o wymeldowaniu po 19 czerwcu 2002 r., sześć sporządzono na starych drukach (w których wypełniono wszystkie rubryki – również zapisy kwestionowane w orzeczeniu Trybunału Konstytucyjnego) a dziewięć na nowych drukach, w których jest tylko potwierdzenie UG, że zgłoszenie przyjęto.

[Dowód: akta kontroli str. 18]


Anna Wirtek inspektor ds. ewidencji ludności w wyjaśnieniu podała, że powyższe zgłoszenia zameldowania i wymeldowania sporządzano na starych drukach ponieważ
w UG był zapas starych druków i zgodnie z przepisem § 35 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania (..) (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1999 ze zm.) – formularze określone w rozporządzeniu wg wzorów ustalonych
w dotychczasowych przepisach, mogą być stosowane do dnia 31 grudnia 2003 r. Podała również, że o zmianie przepisów meldunkowych informowała osoby zgłaszające powyższy fakt i nie żądała od stron postępowania, potwierdzenia uprawnienia do lokalu (pomieszczenia).

[Dowód: akta kontroli str. 83]


2.3. W postępowaniu w sprawie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 2 miesiące były wymagane następujące dokumenty:

  1. do dnia 20 czerwca 2002 r.:

  • dowód osobisty lub inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości,

  • osoba niepełnoletnia nie posiadająca dokumenty stwierdzającego tożsamość – skrócony akt urodzenia (wszystkie przypadki dotyczyły domu dziecka w Pacanowie),

  • osoby podlegające powszechnemu obowiązkowi wojskowemu – książeczkę wojskową,

  • potwierdzenie uprawnienia do przebywania w lokalu, w którym ma nastąpić zameldowanie (akt własności lub potwierdzenie przyjęcia do DPS);

  1. po dniu 19 czerwca 2002 r.:

  • potwierdzenie, że dana osoba przebywa pod wskazanym adresem.

[Dowód: akta kontroli str. 18]


2.4. Po dniu 19 czerwca 2002 r. przeprowadzono 3 postępowania administracyjne
w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła dotychczasowe miejsce pobytu stałego
i wyprowadzając się nie dopełniła obowiązku wymeldowania:

  • we wszystkich przypadkach postępowanie odbywało się na wniosek strony (właściciela mieszkania),

  • we wszystkich przypadkach w wyniku postępowania administracyjnego stwierdzono, że zachodziły przesłanki określone w art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności
    i dowodach osobistych,

  • we wszystkich przypadkach wskazano możliwość odwołania do Wojewody Świętokrzyskiego za pośrednictwem Wójta Gminy w Pacanowie w ciągu 14 dni od daty otrzymania decyzji,

  • w żadnym z ww. przypadków nie stwierdzono uchybienia terminom określonym
    w kpa.


Wszystkie ww. decyzje posiadały wadę prawną – decyzje podpisał Zastępca Wójta Ryszard Guła bez zaznaczenia, że decyzję wydaje z upoważnienia wójta gminy.

[Dowód: akta kontroli str. 20-25]


Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym decyzje w indywidualnych sprawach wydaje wójt gminy, a osoby wydające decyzje w jego imieniu powinny uwidocznić ten fakt przy podpisie decyzji.

Ryszard Guła Zastępca Wójta w wyjaśnieniu podał, że posiada upoważnienie Wójta Gminy Pacanów do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta, a faktu tego nie uwidaczniał w podpisywanych decyzjach z uwagi na błędną interpretację przepisu art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

[Dowód: akta kontroli str. 72-73]

2.5. W zakresie stosowania w UG regulacji określonej w art. 29 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności, UG stosuje sposób postępowania określony we wcześniej wymienionym piśmie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Organy Gminy nie wydawały w tym zakresie żadnych wytycznych bądź instrukcji postępowania.

[Dowód: akta kontroli str. 18]


2.6. Ewidencja ludności prowadzona jest w UG w systemie informatycznym w formie zbiorów meldunkowych;

  1. system wyodrębnia 3 zbiory:

  • aktualni mieszkańcy gminy – 8.407 pozycji,

  • osoby wymeldowane – 700 pozycji,

  • osoby, które ubyły (zgony) – 1.444 pozycji;

  1. dane zawarte w zbiorach są kompletne w rozumieniu przepisów art. 44a ust. 2-6 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( za wyjątkiem braku nazwiska rodowego małżonka art. 44a ust. 2 pkt 11);

  2. w wyniku analizy porównawczej danych zawartych w zbiorze aktualni mieszkańcy gminy z danymi zawartymi w ostatnich 50 pozycjach w zbiorach osoby wymeldowane i osoby, które ubyły (wg stanu na 30 października 2004 r) stwierdzono, że zbiór aktualni mieszkańcy gminy został zaktualizowany .

[Dowód: akta kontroli str. 87]

  1   2   3

Dodaj dokument na swoim blogu lub stronie

Powiązany:

ProtokóŁ kontroli iconProtokół nik o kontroli budowy autostrad mocno nieaktualny (opis) Warszawa (pap) Protokół Najwyższej Izby Kontroli z kontroli budowy autostrad zawiera

ProtokóŁ kontroli iconProtokóŁ kontroli

ProtokóŁ kontroli iconProtokóŁ kontroli

ProtokóŁ kontroli iconProtokóŁ kontroli nr

ProtokóŁ kontroli iconProtokóŁ kontroli

ProtokóŁ kontroli iconProtokół z kontroli problemowej

ProtokóŁ kontroli iconProtokóŁ z kontroli sprawdzającej

ProtokóŁ kontroli iconProtokół z kontroli okresowej

ProtokóŁ kontroli iconProtokół z kontroli kompleksowej

ProtokóŁ kontroli iconProtokół z kontroli. Uwagi

Umieść przycisk na swojej stronie:
Rozprawki


Baza danych jest chroniona prawami autorskimi ©pldocs.org 2014
stosuje się do zarządzania
Rozprawki
Dom