Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI




Pobierz 295.66 Kb.
NazwaNiezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI
strona1/3
Data konwersji22.12.2012
Rozmiar295.66 Kb.
TypDokumentacja
  1   2   3


Niezbędnik

DO (SAMO)OCENY WSPÓŁPRACY Samorządu
z ORGANIZACJAMI pozarządowyMI


(Lokalny Indeks Jakości Współpracy)


Plik edytowalny z nawigacją wewnętrzną


Warszawa 2011


Autor:

Grzegorz Makowski


Współpraca/konsultacje:

Krzysztof Jaszczołt

Tomasz Potkański

Łukasz Waszak

Niniejsza propozycja Niezbędnika do (samo)oceny współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi (dalej: Niezbędnik) jest wynikiem projektu „Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy”, realizowanego w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.1 Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Autorem Niezbędnika jest dr Grzegorz Makowski z Instytutu Spraw Publicznych, ale wszyscy pozostali partnerzy projektu – Collegium Civitas, Sieć Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT, Związek Miast Polskich, Forum Aktywizacji Obszarów Wiejskich oraz lider całego przedsięwzięcia – Departament Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej mają tu swój mniej lub bardziej bezpośredni wkład.


DWA SŁOWA O IDEI NIEZBĘDNIKA




Niezbędnik ma jeden podstawowy cel – pomóc przedstawicielom organizacji pozarządowych i administracji samorządowej (każdego szczebla) w dokonaniu wspólnej oceny wzajemnych relacji i jakości współpracy oraz sformułowaniu pomysłów, jak te relacje poprawić i spowodować, żeby współpraca przyczyniała się do podniesienia jakości życia mieszkańców wspólnoty samorządowej.





Proponowana formuła koresponduje z wynikami badań przeprowadzonych w ramach projektu „Model współpracy…”, które wykazały między innymi, że w relacjach między środowiskiem pozarządowym a administracją publiczną mamy do czynienia z deficytem kultury współpracy – rozumianej nie jako litera prawa, ale jako zespół dobrych zwyczajów, praktyk, tradycji, wzajemnych kontaktów. Tak zdefiniowanej kultury współpracy brakuje, ponieważ często nie ma po prostu okazji do rozmowy. Niezbędnik ma takie okazje do dyskusji kreować, skłonić obie strony do zatrzymania się na chwilę i zastanowienia się nad wzajemnymi relacjami.

Dlatego nasza propozycja nie jest po prostu zwykłą ankietą. Rezultatem oceny wykonywanej przy pomocy Niezbędnika nie ma być bowiem ranking dobrych i złych samorządów. Jest to pewna instrukcja, która pokazuje, jak, w gronie przedstawicieli organizacji i samorządu (w gminie, powiecie, czy województwie) przynajmniej raz w roku w systematyczny sposób ocenić stan współpracy. Po co to robić? Po to, żeby móc stwierdzić, czy współpracuje się nam lepiej czy gorzej, co powinniśmy poprawić, a w jakim obszarze jest już wystarczająco dobrze. Niezbędnik, będąc propozycją stałej formuły oceny, ma również pomóc w diagnozowaniu słabości relacji samorządu i organizacji pozarządowych oraz formułowaniu propozycji rozwiązań.

Jest jeszcze jeden ważny element leżący u podstaw Niezbędnika. Jego koncepcja nawiązuje ściśle do Modelu współpracy samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi1 – dokumentu opisującego pewien wzorzec, według którego zdaniem autorów powinna być oceniana jakość współpracy międzysektorowej. Model współpracy miał duży wpływ na kształt Niezbędnika i sugerujemy, aby każdy, kto zechce z niego skorzystać, zapoznał się także z Modelem współpracy.



SZCZEGÓLNIE WAŻNE PRZY LEKTURZE I UŻYWANIU NIEZBĘDNIKA

Niezbędnik jest elastyczny – zawiera propozycje, rekomendacje, sugestie odnośnie tego, jak przeprowadzić samoocenę współpracy. Choć z pełnym przekonaniem rekomendujemy, aby przejść wszystkie kroki oceny, nie ma takiego obowiązku. Niezbędnik może być modyfikowany, uzupełniany, dostosowywany do lokalnych potrzeb. Nie trzeba czytać Niezbędnika „od deski do deski”, wystarczy przeczytać to, co jest niezbędne.

Dlatego właśnie Niezbędnik ma postać plików WORD i EXCEL, żeby każdy zainteresowany mógł go używać
i modyfikować wg własnych potrzeb.


  • Przeprowadzając samoocenę, warto jednak zachować co najmniej trzy elementy:

    • ocena powinna być wspólna – angażująca osoby z samorządu i organizacji;

    • zasadniczym elementem oceny jest moderowana dyskusja;

    • konkluzje z dyskusji powinny zostać spisane;

    • notatka z przeprowadzonej oceny powinna zostać upubliczniona – co najmniej na stronach samorządu.




  • Korzystając z Niezbędnika warto zadbać, żeby ocena była systematyczna. Pomogą w tym proponowane przez nas narzędzia:

    • ankieta do zbierania opinii o współpracy (wraz z propozycją arkusza kalkulacyjnego do obliczania i prezentacji wyników);

    • scenariusz dyskusji;

    • „lista kontrolna” rozwiązań sprzyjających współpracy;

    • tabela ułatwiająca podsumowanie i ocenę współpracy;

    • schematy notatek i podsumowań.




  • Wszystkie te narzędzia Użytkownicy znajdą w Niezbędniku. Przeprowadzenie oceny wg ścisłych zaleceń zawartych w Niezbędniku nie zajmie dużo czasu. Raz na rok można sobie pozwolić na przeprowadzenie tej procedury. Najbardziej czasochłonne czynności to:

    • przygotowanie wstępnych diagnoz współpracy (krótkie notatki): nie więcej niż 1 dzień pracy;

    • dyskusja: nie dłużej niż 4 godziny;

    • opracowanie podsumowania dyskusji (krótka notatka): nie więcej niż 1 dzień pracy.


Oczywiście potrzebne są pewne ogólne przygotowania, uzgodnienia, zaproszenia itp., które łącznie nie powinny zająć zainteresowanym więcej niż 2 tygodnie.


  • Sama organizacja oceny wg Niezbędnika nie wymaga zaangażowania wielu osób. W minimalnym wariancie wystarczy:

    • kilku przedstawicieli organizacji i samorządu (choćby 2-3 z każdej strony), którzy zdecydują, że ocena jest im potrzebna;

    • jedna osoba, która podejmie się spraw organizacyjnych;

    • jedna osoba, która poprowadzi zasadniczy element oceny, czyli dyskusję o współpracy;

    • jedna osoba, która będzie obserwować dyskusję i sporządzi z niej notatkę.




  • Wykonanie oceny wg zaleceń Niezbędnika nie jest kosztowne. Największy „wydatek” to czas, herbata, kawa
    i ciasteczka, które przydadzą się w trakcie dyskusji o wzajemnych relacjach.




Najlepszą okazją do skorzystania z Niezbędnika jest moment opracowywania rocznego programu współpracy między samorządem a organizacjami. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zobowiązuje wszystkie samorządy do uchwalenia tych programów w porozumieniu z miejscowymi organizacjami. Elementem konsultacji może być procedura oceny proponowana w Niezbędniku.



(SAMO)OCENA – SCHEMAT KROK PO KROKU (na wybranym okienku naciśnij klawisz CTRL i lewy przycisk myszy, przejdziesz do wybranego elementu oceny)


PIERWSZY ETAP OCENY











DRUGI ETAP OCENY












ORGANIZACJO, SAMORZĄDZIE – SAMI OCEŃCIE KROK PO KROKU, JAK WAM SIĘ WSPÓŁPRACUJE!

W
TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
arunkiem wykonania oceny przy pomocy
Niezbędnika w danej jednostce samorządu jest przynajmniej podstawowy poziom współpracy. W praktyce oznacza to, że obie strony muszą od czasu do czasu kontaktować się ze sobą (chociażby przy okazji zlecania zadań).

W duchu zasady pomocniczości zakładamy, że pierwszy krok w kierunku zainicjowania oceny wzajemnych relacji będzie leżał po stronie administracji samorządowej. O ile bowiem w myśl tej zasady to obywatele (głównie ci zrzeszeni w organizacjach) powinni wykazywać się inicjatywą w rozwiązywaniu bliskich im problemów, to władza samorządowa powinna ich w tych wysiłkach wspomagać. Samorząd powinien aktywnie zachęcać obywateli do brania spraw w swoje ręce. Wykonanie wszystkich kroków, z których składa się Niezbędnik, ma być między innymi formą takiej zachęty.

Pierwszy ruch należy zatem do strony samorządowej, przy czym powodzenie całej procedury oceny ostatecznie zależy oczywiście od zaangażowania obu stron. Z czego zatem składa się Niezbędnik? Z dwóch zasadniczych etapów: przygotowania do oceny i samej oceny, a te możemy podzielić na kilka kroków.




Dobrym pretekstem do oceny jakości współpracy może być np. konieczność przygotowania rocznego programu współpracy między samorządem a organizacjami. Taki dokument musi mieć każdy samorząd w kraju. Wykorzystajmy Niezbędnik i dokonajmy oceny, która stanie się wstępnym etapem przygotowania programu współpracy.






NIEZBĘDNIK – ETAP PIERWSZY – PRZYGOTOWANIE DO OCENY

Etap I:

Krok pierwszy – porozumienie co do potrzeby przeprowadzenia oceny

  • Wspólne uzgodnienie działań zmierzających do oceny współpracy to pierwszy krok proponowanej metodologii. Z taką propozycją powinien wyjść samorząd.

  • Uzgodnienie konkretnych działań powinno nastąpić w gronie przedstawicieli obu stron – nazwijmy je GRUPĄ ROBOCZĄ. Grupa, która zapoczątkuje procedurę oceny, może (a nawet powinna) powstać w oparciu o istniejące już struktury, np. lokalną radę działalności pożytku publicznego, zespoły konsultacyjne, grupy robocze itp.

  • Grupa robocza powinna wyłonić spośród siebie osobę/osoby, które będą odpowiedzialne za koordynację kolejnych działań w ramach oceny.

Etap I:

Krok drugi – ustalenie, kto będzie dokonywał oceny

  • Ustalenie, kto z przedstawicieli obu sektorów (spoza grupy roboczej) w danej wspólnocie samorządowej zostanie zaproszony do współpracy przy ocenie, to kolejny krok.

  • Zaproszenie (pisemne, telefoniczne czy e-mailowe) do konkretnych osób reprezentujących różne organizacje lub części lokalnej administracji zgodnie z wcześniejszym założeniem powinno wyjść od samorządu. Kto jednak personalnie zostanie zaproszony do udziału w procedurze (zwłaszcza ze strony organizacji), powinno być rezultatem wspólnych uzgodnień w ramach grupy roboczej.

  • W
    TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
    gronie biorących udział w procedurze (oceniających relacje) powinny się znaleźć osoby spoza najbliższego grona osób, które ją zainicjowały (co jest szczególnie istotne w przypadku większych samorządów).




Dobrze by było, gdyby zaproszeni reprezentowali różne „branże”, przykładowo, żeby w grupie nie znaleźli się tylko urzędnicy/przedstawiciele organizacji zajmujących się sportem, ochotnicze straże pożarne, ale także (w miarę możliwości) osoby zajmujące się innymi zagadnieniami – edukacją, kulturą czy pomocą społeczną, stowarzyszenia mieszkańców itp.







Etap I:

Krok trzeci – dowiedzmy się, zanim się ocenimy

  • Kolejny etap proponowanej przez nas procedury to zgromadzenie i opracowanie podstawowych danych pozwalających na uzyskanie wyjściowego poglądu o stanie relacji między organizacjami i administracją w danej wspólnocie samorządowej. Dobrze jest bowiem, gdy uczestnicy przygotują się do oceny.

  • W ramach grupy roboczej uczestnicy powinni wyznaczyć osobę (lub osoby), które zgromadzą najważniejsze informacje i dane opisujące współprace międzysektorową w danej wspólnocie samorządowej i przygotują na ten temat krótkie, maksymalnie 2–3 stronicowe, punktowe OPRACOWANIA ( propozycja schematu opracowania poniżej).




    UWAGA!!! Proponowane przez nas opracowania to nie analizy naukowe, chodzi o zgromadzenie naprawdę podstawowych danych nt. współpracy, wypunktowanie ich i przekazanie pozostałym uczestnikom oceny. Ich przygotowanie nie powinno zająć więcej niż 1 dzień pracy. Jeśli okazuje się, że są bardziej czasochłonne, zastanówmy się, czy nie wchodzimy zbytnio w szczegóły.




  • Powinno powstać jedno opracowanie – przygotowane przez stronę publiczną lub pozarządową. Niech uczestnicy procesu oceny uzgodnią między sobą, kto przygotowuje diagnozę. Ewentualne zastrzeżenia będzie można wyrazić później, w trakcie dyskusji.

Głównym celem tej wstępnej diagnozy będzie przedstawienie ogólnego obrazu relacji międzysektorowych w danej wspólnocie samorządowej z obu perspektyw. Opracowania będą pełnić również funkcję „zagajenia do dyskusji” na etapie właściwej oceny ( patrz dalej).




Niezależnie od tego, jakich źródeł ostatecznie zdecydują się użyć autorzy wstępnych diagnoz, rekomendujemy, aby jednym z nich była krótka, prosta ankieta kierowana do miejscowych organizacji. Samorząd może ją rozesłać do organizacji z prośbą o wstępną ocenę jakości współpracy. Mogą to również oczywiście zrobić same organizacje. (patrz aneks)

(UWAGA! Wzór ankiety wraz z instrukcją w załączniku)




  • Jeśli opracowanie uda się przygotować, powinno ono zostać rozesłane do pozostałych uczestników kolejnego etapu procedury, tak aby mogli się z nimi zapoznać i w odniesieniu do nich sformułować własne opinie i argumenty.


TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
Propozycja schematu opracowania informacji o jakości współpracy w konkretnym samorządzie


UWAGA!!! Opracowania mogą (ale nie muszą) zawierać następujące elementy, takie jak:


  1. Przedstawienie podstawowych danych obrazujących wzajemne relacje między organizacjami pozarządowymi a administracją samorządową w danej JST. W tym np. informacji (maks. 1 strona) o:

    • liczbie organizacji pozarządowych,

    • liczbie konkursów zorganizowanych oraz wielkości środków przekazywanych organizacjom w ten sposób,

    • wielkości środków przekazanych organizacjom w innym trybie niż konkursy,

    • kwotach przekazanych ogólnie organizacjom przez daną JST (na podstawie sprawozdawczości finansowej); informacje te można również przedstawić w rozbiciu na działy budżetów,

    • dzierżawionych/użyczanych organizacjom nieruchomościach,

    • liczbie zawartych umów (w tym w szczególności umów wieloletnich),

    • liczbie i aktywności ciał konsultacyjnych, rad, zespołów itp.,

    • programie współpracy i przebiegu prac nad tym dokumentem (w tym w szczególności o przebiegu konsultacji i terminie jego przyjęcia),

    • liczbie przypadków, w których organizacje włączają się w prace nad projektami prawa lokalnego, dokumentami strategicznymi (planami, programami, strategiami itp.), konkretnymi decyzjami, czy zasiadają w zespołach, radach, komitetach, ciałach konsultacyjnych itp.




  1. Interpretację powyższych informacji na temat stanu relacji w ramach danej wspólnoty samorządowej w kontekście danych obrazujących stan współpracy międzysektorowej w skali kraju (maks. 1 strona).


Autorzy notatki mogą dokonać próby oceny, na ile relacje w ich samorządzie (opisane wg schematu powyżej) zbliżają się do przeciętnej sytuacji w kraju, o której zdanie można sobie wyrobić na podstawie ogólnodostępnych danych. Do przygotowania tej części analizy obie strony mogą wykorzystać takie źródła, jak:

  • Wyniki badania Indeks Jakości Współpracy – dostępne np. na stronach: www.pozytek.gov.pl, www.isp.org.pl;

  • Serwis internetowy www.mojapolis.pl, czyli interaktywny system monitoringu partnerstwa lokalnego i rozwoju aktywnych społeczności lokalnych;

  • System Analiz Samorządowych, http://www.sas24.org/, zestawienie danych nt. współpracy – dla wszystkich jednostek samorządu w kraju, co daje możliwość porównania się z innymi;

  • Dane z Monitoringu Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie prowadzonego przez Departament Pożytku Publicznego MPiPS, dostępne na stronach: www.pozytek .gov.pl;

  • Vademecum Samorządowca – serwis prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny, dostępne pod adresem: www.stat.gov.pl;

  • Wyniki badań Stowarzyszenia KLON/JAWOR nt. kondycji organizacji pozarządowych w Polsce, dostępne na stronach: http://civicpedia.ngo.pl/.




  1. Wstępna ocena współpracy na podstawie zebranych informacji (maks. 0,5 strony).


Oceniając wstępnie jakość współpracy, można odwołać się do wspominanego już na początku dokumentu Model współpracy. W tej części można również zawrzeć takie elementy, jak: ogólne rekomendacje, sugestie zmian, kierunków, w jakich powinny ewoluować relacje między organizacjami pozarządowymi a administracją w ramach danej wspólnoty samorządowej.




Byłoby idealnie, gdyby opracowanie zawierało wszystkie sugerowane przez nas dane. Jednakże prosimy o potraktowanie powyższego schematu wyłącznie jako sugestii. Zawarliśmy w nim tyle punktów, chcąc zaprezentować możliwie dużo elementów, z których może ono się składać oraz źródeł, z których można skorzystać, przygotowując je. To, jak bogate i rozbudowane będą ewentualne opracowania, zależy wyłącznie od użytkowników Niezbędnika.



NIEZBĘDNIK – ETAP DRUGI – OCENA

Zasadnicza ocena polegać ma na zorganizowaniu dyskusji z udziałem przedstawicieli obu stron, w trakcie której spróbują oni wspólnie dokonać oceny jakości współpracy międzysektorowej.


TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA



UWAGA!!! Nasza propozycja, choć przypomina badanie socjologiczne, to jednak nim nie jest. Jej celem nie jest zebranie „twardych danych” czy dokonanie precyzyjnych pomiarów. Chodzi o chwilę refleksji, zastanowienia się w gronie przedstawicieli organizacji i samorządu nad charakterem i oceną wzajemnych relacji, nad tym, czy wymagają one zmian, w jakim kierunku owe zmiany powinny iść, kto powinien je zainicjować i przeprowadzać itp.




Niezbędnik jest propozycją taniej, niewymagającej nadmiernego wysiłku i nakładów, autoewaluacji – oceny jakości współpracy międzysektorowej w gminie, powiecie czy województwie.




Niemniej jednak, jeśli uczestnicy oceny zgodzą się już co do formuły, scenariusza dyskusji, sposobu punktowej oceny itp., powinni zachować ten schemat i nie zmieniać go zbytnio. Jeśli zechcą się ocenić ponownie, np. za rok, łatwo będzie im porównać oceny, stosując ten sam schemat.




Mając w pamięci te zastrzeżenia, przejdźmy zatem do bardziej szczegółowego omówienia, jakie kroki powinny zostać zrealizowane, aby dokonać oceny.

Etap II:

Krok pierwszy – ustalenie wielkości i składu grupy dyskusyjnej

  • Dyskusji o stanie wzajemnych relacji zwykle nie będzie można przeprowadzić w gronie wszystkich zainteresowanych (zwłaszcza na poziomie powiatu, województwa czy w większych miastach).

  • Jednocześnie dyskusja w gronie większym niż kilka osób staje się trudna, a sformułowanie wniosków, ocen czy osiągnięcie konsensusu wręcz niemożliwe. Stąd też rekomendujemy przeprowadzenie dyskusji w grupie od 6 do 12 osób (nie wliczając w to 2 dodatkowych osób, które będą pełnić rolę moderatora i sprawozdawcy, o czym za chwilę).

  • Jeśli byłaby taka potrzeba, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zorganizować kilka dyskusji z udziałem różnych uczestników, z których później sporządzi się jedną notatkę i ujednolici ocenę. Autorzy Niezbędnika uważają jednak, że jedno dobrze zorganizowane i obsadzone odpowiednimi osobami spotkanie wystarczy, żeby uzyskać informacje, o które nam chodzi, zarówno na poziomie gminy, jak i w powiecie, samorządzie wojewódzkim.

  • Uczestników dyskusji powinna wskazać grupa inicjująca całą procedurę oceny. Wskazane jest, aby wśród dyskutantów znalazły się osoby znające dobrze realia danej wspólnoty samorządowej, mające doświadczenie w pracy w swoich urzędach/organizacjach oraz w kontaktach między organizacjami pozarządowymi a administracją samorządową, reprezentujące różne „branże”.




Uwaga!!! Zwłaszcza w małych gminach (choć nie tylko) starajmy się także zapraszać do dyskusji wójtów, burmistrzów, prezydentów, radnych, jeśli tylko są zainteresowani rozwijaniem współpracy lokalnej administracji z organizacjami pozarządowymi.







  • Jeśli grupa robocza powstała w ramach szerszego ciała (np. stałego zespołu konsultacyjnego, lokalnej rady działalności pożytku publicznego itp.) na forum, którego organizacje i samorządy już utrzymują kontakty, do dyskusji ewaluacyjnej mogą (a nawet powinni zostać) zaproszeni zarówno członkowie tegoż ciała, jak i samej grupy roboczej.

P
TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
odsumowując, w grupie dyskusyjnej mogą znaleźć się ci, którzy całą procedurę oceny zainicjowali, członkowie lokalnych rad, zespołów, ciał konsultacyjnych itp., a poza tymi osobami do dyskusji powinno się też zaprosić osoby spoza tych ciał i grona inicjujących ocenę.


Jednocześnie zdecydowanie rekomendujemy, aby do dyskusji zostali zaproszeni kompetentni uczestnicy, którzy nie są członkami lokalnych rad pożytku publicznego, ciał konsultacyjnych i samej grupy inicjującej ocenę.




Jeśli np. w ocenie uczestniczyć ma 6 osób, niech przynajmniej 2 z nich będą spoza wąskiego grona organizatorów i najbardziej zainteresowanych. Uczestnicy spoza najbliższego kręgu organizatorów dyskusji mogą wprowadzić do niej zdrowy ferment. Tylko wtedy można też liczyć na uzyskanie zbalansowanej oceny.

Oczywiście, jeśli gmina jest mała i trudno jest zebrać nawet 6 osób, nic na to nie poradzimy. Traktujmy niniejsze wytyczne elastycznie. Spróbujmy po prostu zebrać jak największe grono osób zdolnych i chętnych do wypowiadania się na temat współpracy, o możliwie zróżnicowanych doświadczeniach i specjalizacji.







Etap II:

Krok drugi – zaproszenie uczestników i organizacja dyskusji

  • Jeśli ocenę współpracy przeprowadzamy w małej gminie, nie ma sensu przesadnie formalizować całej procedury zapraszania uczestników. Niech wszyscy zainteresowani zostaną zaproszeni osobiście (telefonicznie albo e-mailowo) przez koordynatora grupy roboczej, po uzgodnieniu terminu i miejsca spotkania. Ważne jednak, aby wszyscy zostali zaproszeni z odpowiednim wyprzedzeniem (np. dwóch tygodni), żeby mogli się przygotować i zaplanować czas.

  • W przypadku większych samorządów rekomendujemy dochowanie pewnych formalności, w tym zwłaszcza:

      • Przygotowanie oficjalnego zaproszenia, które będzie przedstawiało cel i program dyskusji oraz jej organizatorów. Ważne jest także, aby uczestnicy, zgadzając się na udział w spotkaniu, mieli orientację, ile ono potrwa, oraz wewnętrzne przekonanie, że powinni zostać do końca.

      • Potwierdzenie uczestnictwa, przynajmniej na dwa dni przed spotkaniem.

      • Zorganizowanie dyskusji najlepiej w siedzibie samorządu, gdyż jest to miejsce znane raczej wszystkim i wszyscy powinni do niego bez problemu trafić (choć, oczywiście, nie jest zupełnie neutralne).

  • Organizacją dyskusji powinna zająć się jedna, konkretna osoba (z ewentualną pomocą innych z grupy roboczej), która będzie odpowiedzialna za rekrutację uczestników, kontakty z nimi, z grupą inicjującą ocenę, zapewnienie miejsca i wszystkie pozostałe kwestie logistyczne. Osoba taka powinna zostać wyznaczona spośród członków grupy roboczej lub reprezentowanych przez nich instytucji/organizacji.

  • Uczestnicy zaproszeni do udziału w dyskusji powinni otrzymać (np. na 2 dni przed spotkaniem) diagnozy współpracy, przygotowane wcześniej przez członków grupy roboczej. Ogólny scenariusz spotkania zakłada prezentację tych diagnoz uczestnikom, niemniej jednak dyskusja z pewnością okaże się bardziej kreatywna, jeśli uczestnicy będą mogli zapoznać się z tymi opracowaniami nieco wcześniej.

  • Mając na względzie nieco bardziej skomplikowaną sytuację w większych samorządach, wspomnijmy jeszcze o paru praktycznych kwestiach, które mogą okazać się przydatne w organizacji dyskusji.


TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA



  • Dobrą praktyką jest posiadanie rezerwowych list potencjalnych uczestników. Gdy na dwa, trzy dni przed dyskusją potwierdzeń uczestnictwa mamy mniej niż oczekiwaliśmy, skorzystajmy z listy rezerwowej. Jednocześnie unikajmy „przychodzenia na zastępstwo”. Lepiej zrezygnować z uczestnika niż dyskutować z osobą, która w ostatniej chwili jest delegowana na spotkanie. Listy rezerwowe będą oczywiście rozwiązaniem dla większych samorządów.

  • Zadbajmy o to, żeby spotkanie odbyło się w sali sprzyjającej rozmowie. Najlepiej niech będzie wyposażona w okrągły stół, przy którym będzie można usiąść, a uczestnicy będą się wzajemnie widzieć.

  • Zadbajmy o to, żeby warunki dyskusji były przyjazne dla uczestników. Drobny poczęstunek, kawa, ciasteczka, herbata nie będą dużym kosztem, a umilą spotkanie i ułatwią rozmowę.

  • Zadbajmy o podstawowy sprzęt, który może pomóc w przebiegu dyskusji, przydać się może zwłaszcza komputer z rzutnikiem multimedialnym albo przynajmniej tablica lub arkusz papieru, na którym można byłoby zapisać np. główne myśli czy wątki dyskusji.

  • Dyskusję dobrze jest nagrać, jeśli zgodę na to wyrażą uczestnicy. Można później sporządzić z niej transkrypcję i dołączyć do sprawozdania z oceny, ale nagranie pomoże przede wszystkim osobie, która na koniec oceny sporządzi z niej notatkę.







Etap II:

Krok trzeci – wybór prowadzących dyskusję – moderatora i sprawozdawcy

  • Dyskusją powinien kierować MODERATOR. W badaniach społecznych zwykle jest to profesjonalista, którego praca polega na prowadzeniu tego rodzaju spotkań. W naszym przypadku również można wynająć profesjonalnego moderatora (z firmy szkoleniowej lub badawczej), nie jest to jednak warunek konieczny, a w mniejszych samorządach wręcz nie do spełnienia, chociażby ze względu na koszty.

Wystarczy zatem, że grupa robocza wybierze spośród swojego grona (lub spoza niego) tego, kto będzie prowadził dyskusję. Powinna to być osoba przede wszystkim:

  • akceptowana przez obie strony (przedstawicieli organizacji i administracji samorządowej);

  • komunikatywna;

  • koncyliacyjna, czyli zdolna do łagodzenia ewentualnych sporów.




  • Moderator nie może brać udziału w ocenie. Musi być skupiony na kierowaniu dyskusją, udzielaniu głosu, pilnowaniu czasu i kolejności omawianych zagadnień.

Jeśli członkowie grupy roboczej z różnych względów nie mogą lub nie chcą wybierać spośród siebie moderatora, a nie chcą też opłacać profesjonalnej usługi, mogą uzgodnić, że będzie to ktoś inny.




Dobrym miejscem, gdzie można znaleźć moderatorów (często nawet profesjonalnych), którzy poprowadzą dyskusję, niekoniecznie pobierając za to wynagrodzenie, są np. federacje organizacji pozarządowych, organizacje sieciowe i „parasolowe” zrzeszające organizacje pozarządowe lub samorządy (np. Sieć SPLOT lub Związek Miast Polskich). Ich misją jest działanie na rzecz rozwoju współpracy międzysektorowej, stąd też można liczyć, że wesprą realizację inicjatywy, jaką jest ocena współpracy między organizacjami pozarządowymi a lokalną administracją (to może jednak generować pewne koszty – związane np. z koniecznością dojazdu).




W
TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
przypadku wyboru moderatora zewnętrznego musi on być oczywiście zaznajomiony z ideą oceny, jej celami, zagadnieniami, które będą dyskutowane. To kolejne zadanie dla osoby wybranej do roli organizatora tej procedury.

  • Oprócz moderatora do sprawnej oceny potrzeba jest jeszcze jedna osoba, którą określamy mianem SPRAWOZDAWCY. Podobnie jak moderator, nie powinna ona brać czynnego udziału w procedurze oceny. Również podobnie jak moderator, sprawozdawca może być wybrany spośród członków grupy inicjującej całe przedsięwzięcie, lub też może to być osoba zaproszona z zewnątrz.




Ważne, żeby osoba pełniąca funkcję sprawozdawcy była akceptowana przez obie strony, miała predyspozycje do tej roli (przede wszystkim zdolność do koncentracji, łatwość w pisaniu i syntetyzowaniu informacji).




Rolą sprawozdawcy będzie obserwowanie spotkania, wsłuchiwanie się w wypowiedzi uczestników i notowanie ich najważniejszych konkluzji, wniosków spostrzeżeń, argumentów (dalej proponujemy pewien wzór notatki, według którego łatwiej będzie gromadzić dane).

Na końcu spotkania sprawozdawca będzie miał za zadanie krótko podsumować dyskusję, co jest o tyle istotne, że takie podsumowanie będzie wstępem do ostatniej części spotkania, w której uczestnicy powinni wspólnie uzgodnić ocenę (lub ustalić, gdzie występują rozbieżności w opiniach).

Ostatnim zadaniem sprawozdawcy będzie sporządzenie krótkiej notatki (np. według proponowanego przez nas schematu patrz niżej), podliczenie punktów, według których uczestnicy będą oceniać współpracę i przekazanie całej tej dokumentacji organizatorowi.

Etap II:

Krok czwarty – dyskusja

Gdy udało nam się zrekrutować kompetentnych uczestników, ustalić termin i miejsce spotkania, wybrać lub znaleźć moderatorów i sprawozdawców, i w końcu spotkać się w umówionym miejscu i godzinie, możemy przystąpić do dyskusji. Nie powinna ona trwać dłużej niż trzy, cztery godziny, a o zachowanie tego limitu czasowego powinien zadbać moderator. Poniżej proponujemy zarys programu spotkania, który oczywiście można modyfikować w zależności od potrzeb.




  1. Powitanie uczestników i wyjaśnienie celu spotkania – przedstawiciel grupy roboczej lub moderator (ok. 10 min.).




  1. Przedstawienie uczestników, moderatora i sprawozdawcy, przedstawienie sposobu prowadzenia spotkania i wykorzystania jego wyników (ok. 10 min.);


W tym ustalenie prostych zasad dyskusji (np. wyłączamy telefony, mówimy pojedynczo, nie przerywamy sobie, staramy się unikać kłótni, emocji, wycieczek personalnych, uznajemy bezstronność moderatora i jego rolę jako prowadzącego dyskusję, nie wychodzimy ze spotkania wcześniej itp.).


  1. Prezentacja diagnoz przygotowanych jako wstęp do zasadniczej dyskusji. Najlepiej gdyby z oddzielnymi prezentacjami wystąpili przedstawiciel organizacji i administracji (łącznie ok. 10 min.).




  1. Zasadnicza dyskusja nt. oceny współpracy według scenariusza ( patrz niżej), ocena każdego z omawianych aspektów współpracy (ustalenie konsensusu lub różnic w ocenach, w sumie ok. 2 godzin).




  1. Podsumowanie dyskusji przez sprawozdawcę i ostateczne ustalenie punktowanej oceny poszczególnych aspektów współpracy (np. według zaproponowanego wzoru, patrz niżej) – sprawozdawca/moderator (ok. 30 min.).



  • P
    TU! naciśnij jednocześnie klawisz CTRL i lewy przycisk myszy i wróć do schematu NIEZBĘDNIKA
    rowadząc dyskusję, proponujemy skorzystanie ze scenariusza, który co do idei odwołuje się do wspomnianego już wcześniej Modelu współpracy ( patrz wstęp do Niezbędnika).




    Rekomendujemy zatem, aby oceny jakości współpracy dokonywać w odniesieniu właśnie do Modelu współpracy, ponieważ to nie tylko ułatwi zidentyfikowanie problemów we wzajemnych relacjach i określenie kierunków działań w celu poprawy sytuacji, ale także umożliwi ewentualne porównania z innymi.

    Zalecamy zapoznanie się z całością Modelu współpracy (np. przesłanie go czy wydrukowanie dla uczestników oceny), natomiast na potrzeby procedury został on nieco „skompresowany”, tak aby ocena wzajemnych relacji była możliwa w odniesieniu do tego wzorca, a zarazem nie stała się zbyt skomplikowana.




  • W ślad za Modelem współpracy proponujemy, aby dyskusja, a co za tym idzie ocena współpracy w danej jednostce samorządowej, była dokonywana w kontekście jej trzech najważniejszych aspektów (płaszczyzn) i właściwych dla nich obszarów:

  1. Współpracy organizacji jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych, w tym:

    1. Wzajemnego informowania się;

    2. Współtworzenia strategii i programów polityk publicznych;

    3. Konsultowania projektów aktów prawa lokalnego;

    4. Współpracy przy wdrażaniu polityk publicznych;

    5. Uczestnictwa organizacji w ocenie wykonania strategii i programów polityk publicznych.

  1. Współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych, w tym:

    1. Finansowania działań organizacji związanych z wykonywaniem zadań publicznych;

    2. Wykorzystania niefinansowych form wsparcia działań organizacji związanych z wykonywaniem zadań publicznych;

    3. Tworzenia partnerstw między organizacjami a administracją samorządową.

  2. Infrastruktury współpracy, tworzenia warunków do rozwoju aktywności społecznej, a w tym:

    1. Tworzenie przez samorządy systemów wspierania organizacji pozarządowych;

    2. Wspierania przez samorządy integracji środowisk pozarządowych.
  1   2   3

Dodaj dokument na swoim blogu lub stronie

Powiązany:

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconModel współpracy samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconPodsumowanie spotkania dot. Oceny wspóŁpracy miasta tychy z organizacjami pozarządowymi w odniesieniu do „modelu wspóŁpracy”

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconProgram wspóŁpracy samorządu województwa mazowieckiego z organizacjami pozarządowymi na rok 2008

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconW jakich obszarach współpracy samorządu województwa z organizacjami pozarządowymi Państwa zdaniem powinna prowadzona współpraca finansowa

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconSprawozdanie z realizacji programu wspóŁpracy samorządu województwa mazowieckiego z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalnośĆ pożytku publicznego na 2011 rok

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconProgram wspóŁpracy samorządu województwa mazowieckiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 Ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego I o wolontariacie na rok 2008

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconProgram współpracy Samorządu Województwa Warmińsko – Mazurskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego I o wolontariacie na rok 2009

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconHarmonogram pracy nad Rocznym programem współpracy Samorządu Województwa Mazowieckiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku na 2013 rok

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconInformacja o przeprowadzeniu konsultacji projektu „Rocznego programu współpracy Samorządu Województwa Mazowieckiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego I o wolontariacie na 2013 rok”

Niezbędnik do (samo)oceny wspóŁpracy samorządu z organizacjami pozarządowyMI iconRadlińska karta wspóŁpracy z organizacjami pozarządowymi

Umieść przycisk na swojej stronie:
Rozprawki


Baza danych jest chroniona prawami autorskimi ©pldocs.org 2014
stosuje się do zarządzania
Rozprawki
Dom