1. Sekretariat jako komórka organizacyjna




Pobierz 270.83 Kb.
Nazwa1. Sekretariat jako komórka organizacyjna
strona1/5
Data konwersji20.10.2012
Rozmiar270.83 Kb.
TypDokumentacja
  1   2   3   4   5


SPIS TREŚCI


1. Sekretariat jako komórka organizacyjna...............................................5

1.1 Sekretariat...........................................................................................5

1.2. Zadania sekretariatów........................................................................6

1.3. Sekretarka i jej obowiązki..................................................................8

1.4. Miejsce pracy sekretarki...................................................................12

1.5. Współpraca z szefem........................................................................17

1.6. Korespondencja w sekretariacie.......................................................19

1.7. Przyjmowanie interesantów..............................................................22

1.7. Przyjmowanie i łączenie telefonów..................................................24

1.8. Sporządzanie protokołów.................................................................26

1.9. Pozostałe prace wykonywane przez sekretarkę................................29

2. Organizacja obiegu pism......................................................................32

2.1. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje..................................................32

2.2. Obieg pism........................................................................................34

3. Systemy kancelaryjne...........................................................................37

3.1. System dziennikowy.........................................................................37

3.2. System bezdziennikowy....................................................................41



  1. SEKRETARIAT JAKO KOMÓRKA ORGANIZACYJNA


1.1. SEKRETARIAT


W każdej instytucji i większej firmie spotykamy się z sekretariatem lub kancelarią, ponieważ każde załatwienie sprawy rozpoczyna się od nich. Dlatego tak ważny jest funkcjonalnie i estetycznie urządzony sekretariat, a w nim profesjonalny personel.

Aby dyrektor mógł szybko i prawidłowo podjąć decyzję, sekretariat powinien szybko i rzetelnie dostarczyć potrzebne informacje, ułatwić kontakty itp. dlatego tak ważne jest, aby ta komórka organizacyjna miała jasno sprecyzowane cele i zadania, które wyznaczają kierunki i strukturę działania. Ponadto, jeśli personel jest liczniejszy (obsada wieloosobowa), powinien mieć miejsce właściwy podział zadań. W każdym zaś wypadku wskazane jest opracowanie zakresu obowiązków służbowych personelu sekretariatu.


Sekretariat 1jest typową komórką organizacyjną powołaną do obsługi i odciążenia kierownika od wykonywania wielu czynności drobnych, techniczno-manipulacyjnych absorbujących wiele czasu.

Sekretariaty są najczęściej jednoosobowymi stanowiskami pracy. W dużych zakładach pracy spotykamy sekretariaty zatrudniające więcej osób.

W praktyce spotyka się następujące rodzaje sekretariatów: uniwersalne, osobiste, działowe (wydziałowe), organów kolegialnych, imprez.

Sekretariaty uniwersalne występują w małych jednostkach organizacyjnych. Łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Sekretariaty te organizują wszystkie czynności sekretarskie i kancelaryjne.

Sekretariaty osobiste powołane są do obsługi administracyjno-technicznej kierownika i ewentualnie jego zastępcy. Zwykle są jednoosobowe.

Sekretariaty działowe (wydziałowe) obsługują dział lub wydział w zakresie czynności administracyjno-technicznych i kancela-ryjnych.

Sekretariaty organów kolegialnych obsługują przewodniczącego i członków organów kolegialnych.

Sekretariaty imprez powołane są doraźnie do obsługi konferencji, sympozjów, targów, wystaw, itp. Realizują fazy przygotowania narady, obsługi uczestników i prac po zakończeniu narady.


1.2. ZADANIA SEKRETARIATÓW


Zarówno szef jak i jego sekretarka, która jest podporą szefa tworzą zgrany i silny związek na płaszczyźnie zawodowej, a zadaniem tego związku jest osiągnięcie celów zawodowych i osobistych, bowiem realizacja celów osobistych bardzo często możliwa jest poprzez realizację celów zawodowych. Sekretarka jest najbliższym współpracownikiem szefa. Jej podstawowym zadaniem jest uwalnianie szefa od drobnych spraw, które mogą być załatwione przez nią samą lub innych pracowników. Ta ochrona szefa dotyczy oczywiście także tych interesantów, których sprawy nie mają tak dużego znaczenia, aby w ich załatwienie musiał być zaangażowany szef.

Można wyodrębnić dwie zasadnicze grupy zadań, jakie wykonuje sekretarka:

-zadania asystenckie w stosunku do szefa,

-zadania recepcyjne w stosunku do interesantów.

  1   2   3   4   5

Dodaj dokument na swoim blogu lub stronie

Powiązany:

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconKomórka organizacyjna

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconBohr-Cyfka Ewa nazwisko I imię Referent zw stanowisko, komórka organizacyjna

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconKomórka organizacyjna ds obronnych, obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej, kultury fizycznej I turystyki

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconStruktura jest całością funkcji I relacji określających w sposób sformalizowany misję, jaką każda komórka organizacyjna powinna wypełniać, oraz zasady współpracy między poszczególnymi częściami organizacji

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconKomórka jako składnik ciała

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconTematy na zaliczenie semestru I komórka jako podstawowa jednostka funkcjonalna organizmu człowieka

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconDział programowy: komórka jako podstawowa jednostka życia- struktura, funkcje I procesy metaboliczne

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconKształcenie w zakresie rozszerzonym. Szczegółowe wymagania: Dział programowy: komórka jako podstawowa jednostka życia

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconPytania z biologii dla I roku ib dział I komórka jako podstawowa jednostka życia, budowa organizmu człOW

1. Sekretariat jako komórka organizacyjna iconAnkieta „problematyka ekonomiczna I organizacyjna jako element kształcenia podyplomowego inżynierów budownictwa”

Umieść przycisk na swojej stronie:
Rozprawki


Baza danych jest chroniona prawami autorskimi ©pldocs.org 2014
stosuje się do zarządzania
Rozprawki
Dom