Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek




Pobierz 24.42 Kb.
NazwaCzęści składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek
Data konwersji21.10.2012
Rozmiar24.42 Kb.
TypDokumentacja
Części składowe pisma

Typowe części składowe pisma to:

1) nagłówek -- zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Można w nim umieścić również dodatkowe informacje o nadawcy, takie jak nr telefonu, faksu, konta bankowego i in.
Nagłówek znajduje się w lewym górnym rogu blankietu lub w jego górnej części. Pisząc adres nadawcy pisma nie należy oddzielać dodatkowym odstępem nazwy od jego siedziby.

2) nazwa i adres odbiorcy pisma - umieszczone są w polu adresowym. Każdy składnik nazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym, pamiętając o dodatkowym odstępie między nazwą odbiorcy a jego siedzibą (podobnie należy uczynić adresując koperty do polskich odbiorców).

Adresujemy zawsze w pierwszym przypadku, stosując pojedynczy odstęp. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów; wyjątki to „ul." (ulica), „m." (mieszkanie), skróty stopni oraz tytułów naukowych i zawodowych.
Kolejność pisania poszczególnych elementów adresu jest następująca:
a) nazwa odbiorcy pisma (nazwa firmy lub imię i nazwisko adresata),
b) interlinia (jeden dodatkowy odstęp),
c) ulica, numer domu i ewentualnie numer mieszkania,
d) kod pocztowy i nazwa miejscowości, którą należy pisać wielkimi drukowanymi literami.
UWAGA: W adresach nie należy niczego podkreślać. Oznaczenia pocztowe typu „Ekspres", „Polecony" piszemy nad adresem.
Przykłady właściwego adresowania pism w korespondencji polskiej podano poniżej:

Policealne Studium
Hotelarsko-Turystyczne

ul. Piernikowa 15 m. 4                       
82-300 ELBLĄG

Pan     
Andrzej Sówka       
                                                 
ul. Orla 3
33-123 WŁOCŁAWEK

3) zwięzłe określenie treści pisma, zaczynające się od słowa „Sprawa:" - powinno być napisane małą literą (po dwukropku), w pierwszym przypadku. Treść zawierającą zwięzłe określenie można napisać pismem wyróżnionym lub podkreślić. Ponieważ jest to inaczej tytuł pisma, na końcu nie należy stawiać kropki.


4) treść pisma - powinna się zaczynać w odległości 1-3 dodatkowych interlinii (odstępów) poniżej wyrazu „Sprawa:" lub „Dotyczy:", z marginesem ustalonym przez pierwszą literę tych wyrazów.

Przed pisaniem treści powinniśmy umieścić zwrot grzecznościowy rozpoczynający list. Po zwrocie tym można postawić przecinek i wtedy treść pisma rozpoczynamy pisać w odległości 1-2 dodatkowych odstępów, małą literą, np.:

Szanowni Państwo,

odpowiadając na Państwa list z 13 grudnia br., znak RG-34/01, uprzejmie informujemy, że
...................................................................


Jeżeli po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list nie ma przecinka, wówczas treść listu powinna zaczynać się od wielkiej litery, np.:


Szanowny Panie Dyrektorze


Jestem absolwentem Szkoły Ekonomicznej, którą ukończyłem z wyróżnieniem
...............................................................................................................................................
........................... .

Redagując treść pisma powinno się pamiętać o tym, by wyrażone w nim myśli układały się logicznie. Poszczególne myśli należy ujmować w odrębne akapity. Ważne informacje można w treści pisma wyróżniać, np. podkreślając odpowiedni fragment.

Treść pisma może być pisana w układzie blokowym, tj. z wyrównanym lewym marginesem
i dodatkowymi interliniami między fragmentami tekstu, lub w układzie z wcięciem (wcięcie,
czyli akapit oddzielający poszczególne myśli, może wynosić 2-6 odstępów-spacji).

W listach urzędowych należy unikać zostawiania spójnika lub przyimka na końcu wiersza, dzielenia wyrazów, kończenia wiersza myślnikiem.


UWAGA: Opracowując korespondencję za pomocą komputera należy stosować proste typy czcionek, o wielkości 10-12 punktów przy pisaniu treści, zaś 14-16 punktów przy pisaniu na przykład tytułów pism. Można również wykorzystywać funkcję justowania, tj. wyrównywania tekstu do lewego i prawego marginesu.

Lewy margines powinien wynosić 2,5 cm, zaś prawy przynajmniej 1 cm, ale może być większy. Obowiązuje to przy sporządzaniu listów, zestawień, tabel, wykazów, list obecności itp.
Podpis powinien być pełny; parafa, czyli skrót podpisu, jest dopuszczalna na kopiach. Na pismach jednobrzmiących wysyłanych do większej liczby odbiorców można odciskać pieczęć faksymilową (naśladująca własnoręczny podpis). Oryginał zostaje wówczas u nadawcy.
Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, osoba zajmująca wyższe stanowisko lub odpowiedzialna za załatwienie sprawy podpisuje je z prawej strony, zaś druga osoba podpisująca pismo robi to
z lewej strony, na tej samej wysokości.
6) elementy dodatkowe (załączniki, rozdzielnik) - rozmieszcza się je zawsze przy lewym marginesie. Jeżeli w treści pisma wymieniono załączniki, wystarczy pod treścią pisma, przy lewym marginesie, na wysokości stanowiska służbowego osoby podpisującej pismo, umieścić informację o ich liczbie.
Zapis ten będzie wyglądał następująco:
Załączniki: 3                                                                              GŁÓWNY KSIĘGOWY

                                                               Wilhelm Krogulski

                                                                     (mgr Wilhelm Krogulski)


Gdy załączników jest więcej niż 5, można to zapisać tak: „Załączniki: plik".
W sytuacji, gdy pismo podpisują dwie osoby i dołączono do niego załączniki, których nie wymieniono w treści pisma, proponuje się następujący zapis:
KIEROWNIK BUDOWY                                                DYREKTOR
         
           
Alfons Nowaczyk                                   Euzebiusz Krakus         
         
            (inż. Alfons Nowaczyk)                                             (Euzebiusz Krakus)
Załączniki:
1. Plan zagospodarowania miasta.
2. Mapa osiedla Nowe.
3. Analiza finansowa.


UWAGA: Informację o ww. załącznikach można zapisać również tak:

Załączniki:
1) plan zagospodarowania miasta,
2) mapa osiedla Nowe,
3) analiza Finansowa.
Należy pamiętać, że po kropce zawsze występuje wielka litera, a po nawiasie mała.
W sytuacji, gdy identyczne pismo ma być rozesłane do wielu odbiorców, w okienku adresowym umieszcza się zwrot „Wg rozdzielnika", a rozdzielnik, czyli wykaz odbiorców pisma, umieszcza się w odległości 2-3 dodatkowych odstępów pod treścią pisma, przy lewym marginesie. Oczywiście takie pismo musi być powielone bądź wydrukowane w liczbie, na jaką wskazuje rozdzielnik. Oryginał zatrzymuje nadawca pisma.
Jeżeli pod treścią pisma są umieszczone załączniki, to rozdzielnik umieszcza się po nich, przy lewym marginesie.
UWAGA: Powyżej przedstawiono ujednolicony układ listu występujący najczęściej
w korespondencji biurowej. Ujednolicony układ stosuje się nie tylko w odniesieniu do listów, ale również przy sporządzaniu większości innych pism. Mniej więcej jednakową formę i układ mają protokoły, notatki, sprawozdania, zaproszenia, listy obecności, porządki obrad, c. v.

O formie i układzie treści tych pism będzie mowa w dalszej części niniejszego opracowania.


                                      Plan treści pisma

W listach dłuższych rozróżniamy następujące części składowe:

1) wprowadzenie, które ma na celu zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą zamierzamy
w liście omówić. Wprowadzenie powinno być krótkie, wystarczy jedno lub dwa zdania.

Jeżeli sprawa była już przedmiotem wymiany listów, wystarczy tylko powołać się na wcześniejszą korespondencję.

2) przedstawienie zagadnienia -- następuje bezpośrednio po wprowadzeniu. Jest to główna część treści pisma, zwana też osnową (np. w decyzjach administracyjnych). Zawiera ono wyjaśnienia, o co piszącemu chodzi, inaczej - przedstawia problem będący przedmiotem sprawy. Powinno być zredagowane zwięźle, lecz wyczerpująco i jednoznacznie.
3) uzasadnienie, w którym należy adresata przekonać o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę listu. Z reguły bywa najdłuższą częścią listu, powinny się
w nim znaleźć motywy i szczegółowe uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy.

Uzasadnienie faktyczne powinno wykazać, jakie fakty zostały przyjęte za udowodnione
i na podstawie jakich dowodów, jakie dowody zostały pominięte, a świadczą na korzyść załatwianej sprawy.

Uzasadnienie prawne zawiera podstawę prawną (przepisy) potwierdzającą słuszność stanowiska zajmowanego przez autora pisma.

W uzasadnieniu wszystkie argumenty powinny być przedstawione przejrzyście, logicznie

i konsekwentnie. Ta część treści pisma powinna być bardzo przekonująca, wyczerpująca
i prowadzić do wniosków końcowych.

4) wnioski stanowią część końcową treści pisma. Na ogół formułujemy je tylko wówczas, gdy po przedstawieniu i uzasadnieniu sprawy prosimy o decyzję lub o opinię. Mają one na celu spowodowanie określonego działania adresata, wywarcie odpowiedniego wrażenia
lub spowodowanie zajęcia przez niego stanowiska w sprawie.

Powinno się w nich podać krótkie podsumowanie wcześniejszych wywodów piszącego.
Nie każde pismo musi zawierać wszystkie ww. części. W zależności od długości jego treści, od rodzaju i przedmiotu sprawy może zawierać ich mniej, ale konieczne jest umieszczenie w nim przedstawienia zagadnienia i uzasadnienia.

                               Styl urzędowy

Styl urzędowy to styl, w którym należy redagować korespondencję biurową.

Główne cechy stylu urzędowego obowiązującego w korespondencji polskiej:
1) poprawność ortograficzna, gramatyczna i stylistyczna,
2) przewaga zdań pojedynczych,
3) zwięzłe i jednoznaczne sformułowania,
4) brak pierwiastków emocjonalnych (negatywnych),
5) uprzejma forma,
6) zwroty grzecznościowe,
7) stosowanie powszechnie znanych skrótów l skrótowców,
8) używanie specjalistycznej terminologii,
9) stosowanie gotowych formuł,
10) ujmowanie treści w punkty,
11) unikanie w treści wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich odpowiedniki w języku polskim.

Bardzo ważne jest również przestrzeganie zasady, aby jedno pismo dotyczyło tylko jednej sprawy. Stwarza to szansę na szybsze jej załatwienie, trafia ono z reguły do osoby lub komórki organizacyjnej prowadzącej tę właśnie sprawę.

Przy formułowaniu treści pisma powinniśmy się starać, aby to, co chcemy przekazać, było jasne

i zrozumiałe dla adresata, aby dane, które mu przekazujemy, były podane w sposób jednoznaczny, nie budzący wątpliwości, oraz aby było wiadomo, jakie czynności ma w związku
z naszym pismem przedsięwziąć.

Pamiętajmy, że podział treści na akapity ułatwia odbiorcy pisma czytanie i pozwala na lepsze
śledzenie biegu myśli. Wskazane jest unikanie zbyt długich akapitów. Akapit może się składać nawet z jednowierszowego zdania.
Pisząc pismo powinniśmy mieć cały czas na uwadze adresata, to jego trzeba zachęcić, przekonać i zainteresować naszą sprawą.

Istnieją dwie metody redagowania pism: dedukcyjna i indukcyjna.

Pisząc pismo metodą dedukcyjną zaczynamy od stwierdzeń ogólnych, a następnie przechodzimy do szczegółów; posługując się metodą indukcyjną podajemy najpierw szczegóły, później uogólnienia.

Podsumowując powyższe wywody: każde pismo wychodzące z firmy jest jej wizytówką. Powinno ono stanowić logiczną, zwięzłą i przejrzystą całość. Powinno być dobrze zredagowane i bezbłędnie, estetycznie przepisane na maszynie lub na komputerze.

Skróty i skrótowce

W korespondencji biurowej skróty należy ograniczyć tylko do powszechnie znanych, takich, do których mamy pewność, ze zostaną przez czytającego list zrozumiane. W przeciwnym razie mogą zdarzać się nieporozumienia wynikające z niewłaściwego ich odczytania.

Często spotykanym błędem jest niewłaściwe stosowanie kropki w skrótach. Kropkę w skrótach stawiamy wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego. Natomiast nie stawiamy kropki, jeżeli końcowa litera skrótu jest ostatnią literą wyrazu skracanego.

Poniżej przedstawiono niektóre skróty i skrótowce występujące często w korespondencji biurowej:

1) skróty tytułów naukowych i zawodowych:
prof. - profesor, dr - doktor, mgr - magister, doc. - docent, inż. - inżynier, gen. - generał,
red. - redaktor, dyr. - dyrektor, mjr - major, kpt. - kapitan;

2)
skróty powtarzających się często zwrotów mowy potocznej:
szt. -- sztuk, nr -- numer, ul. -- ulica, m. -- mieszkanie, al. -- aleja, wg -- według,
l. -- liczba, poz. - pozycja, r. - rok, t. - tom;

3) skróty miar i nazw jednostek monetarnych (zawsze bez kropki):
zł - złoty, gr - grosz, m - metr, cm - centymetr, kg - kilogram, t - tona, l - litr, ha - hektar,
km - kilometr;

4) skrótowce pisane wielkimi literami składają się zwykle z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę firmy, organizacji, instytucji Itp.:
NBP - Narodowy Bank Polski, PKO - Powszechna Kasa Oszczędności, MSZ - Ministerstwo Spraw Zagranicznych, PAN -- Polska Akademia Nauk;

5)
skrótowce pisane małymi literami są to łącznie pisane połączenia kilku skrótów:
k.o. - kulturalno-oświatowy, bhp - bezpieczeństwo i higiena pracy, br. - bieżący rok, jw. -jak wyżej, np. - na przykład, itd. - i tak dalej, itp. - i temu podobne, tj. - to jest, ww. -- wyżej wymieniony, cdn. - ciąg dalszy nastąpi, tzn. - to znaczy, ds. - do spraw, npm. - nad poziomem morza, p.n.e. -- przed naszą erą.


Należy unikać pisania skrótów za pomocą kreski „nawiasowej" np. w/w, d/s, k/Łodzi, gdyż jest to błąd. Podobnie niewłaściwe jest skracanie wyrazów typu „wiceprezes" następująco: ,,v-ce prezes"; zupełnie niezrozumiałe i nieuzasadnione jest zastąpienie litery „w" literą „v", a litery „i" kreską „-".

Dodaj dokument na swoim blogu lub stronie

Powiązany:

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconCzęści składowe współczesnego hotelu

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconCzęści składowe instalacji według P. B. U. E

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek icon[Wykaz ksiąg kanonicznych pisma św oraz uznanie Pisma św I niespisanych przekazów zwanych tradycjami za równorzędne źródła objawienia]

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconPisma z dnia 10. 04. 2003r., którego treść dotyczyła m in sprawy uczniów pełnoletnich w naszych szkołach (całość pisma opublikowana na stronie)

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconPisma Albo – albo (I z części- romans psychologiczny- dziennik uwodziciela) Lęk I drżenie Pojęcie lęku Stadia na drodze życia Dziennik Poprzednicy

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconZajęcia organizacyjne. Pisma średniowieczne – powtórzenie. Pismo gotyckie w średniowieczu – rozwój I odmiany gotyku w Europie Zachodniej I w Polsce od XIII do końca XV wieku. Geneza pisma neogotyckiego w Niemczech I periodyzacja jego dziejów XVI-XX w. Pismo neogotyckie w Niemczech w okresie renesans

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconElementy składowe

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconLp elementy składowe sylabusu

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconLp. Elementy składowe sylabusu

Części składowe pisma Typowe części składowe pisma to: 1 nagłówek iconSkładowe szeregów czasowych

Umieść przycisk na swojej stronie:
Rozprawki


Baza danych jest chroniona prawami autorskimi ©pldocs.org 2014
stosuje się do zarządzania
Rozprawki
Dom